Facture PDF reçue après sept. 2026 : la payer, déduire la TVA ?

La question que tout le monde se pose en ce moment

Depuis le 1er septembre 2026, la réception des factures électroniques est obligatoire pour toutes les entreprises. Pourtant, votre boîte mail continue de recevoir des factures PDF, et parfois du papier. Faut-il les refuser ? Les payer ? Peut-on encore déduire la TVA ?

La DGFiP a répondu à ces questions dans son guide pratique de démarrage (juillet 2026, questions 1 à 6). Voici l'essentiel.

Oui, vous pouvez traiter et payer une facture PDF

Le guide est net : une facture reçue par mail, PDF ou papier ne doit pas être écartée au seul motif qu'elle n'a pas été transmise par le circuit électronique, dès lors qu'elle correspond à une opération réelle et comporte les éléments nécessaires à son traitement.

La réforme change la façon de transmettre les factures entre entreprises. Elle ne change pas les règles de fond : existence de l'opération, dette commerciale, paiement, comptabilisation, droit à déduction.

Vous vérifiez donc la facture comme avant : réalité de la prestation, identité du fournisseur et du client, mentions obligatoires, montants, TVA, conditions de paiement.

Et la TVA ?

Le seul fait qu'une facture ne soit pas passée par le circuit électronique ne vous prive pas automatiquement de votre droit à déduction. Il reste apprécié selon les conditions habituelles de fond et de forme (art. 271 du CGI, mentions de l'art. 242 nonies A de l'annexe II).

Faut-il demander au fournisseur de « régulariser » ?

Si votre fournisseur est déjà soumis à l'obligation d'émission (grande entreprise ou ETI), vous pouvez lui demander de transmettre la même facture par le circuit électronique. Mais :

ce n'est pas obligatoire au démarrage de la réforme ;

ce n'est pas une condition de validité, de paiement ou de déduction ;

ça ne doit pas servir à bloquer un paiement dû.

Si votre fournisseur est une PME, une TPE ou une micro-entreprise, il n'a tout simplement pas encore à émettre en électronique : son échéance est le 1er septembre 2027 (voir ce que vous pouvez répondre à un client qui l'exige plus tôt).

Même facture reçue deux fois : attention au double paiement

Pendant la phase de démarrage, une facture peut arriver par la plateforme et par mail. La règle :

Comparer numéro, fournisseur, client, date, montants HT, TVA et TTC.

S'ils concordent, désigner une facture de référence et marquer les autres comme copie ou doublon.

Garder la trace du rapprochement.

Une même opération ne doit jamais être payée, comptabilisée ou déduite deux fois.

Vous n'avez pas encore de plateforme de réception ?

C'est le vrai point à régler. La réception des factures électroniques passe par une plateforme agréée (art. 289 bis du CGI). Si vous n'en avez pas désigné, le guide demande d'engager la démarche sans attendre, directement ou via votre solution habituelle : logiciel de gestion, logiciel comptable, expert-comptable, banque. La liste des plateformes agréées est sur impots.gouv.fr.

Côté sanctions, la loi de finances pour 2026 prévoit, pour le défaut de plateforme de réception, une mise en demeure de 3 mois, puis une amende de 500 €, une nouvelle mise en demeure, puis 1 000 €, renouvelable tous les trois mois tant que la situation n'est pas régularisée. Le détail est dans notre article sur les sanctions.

Ce qu'il faut garder

Pour une facture traitée « en mode dégradé », conservez : la facture reçue, les échanges avec le fournisseur ou la plateforme, les preuves d'incident ou de rejet, et ce qui permet d'éviter un doublon plus tard. Le but, selon la DGFiP, est de pouvoir démontrer votre bonne foi.

Et côté émission ?

Recevoir, c'est l'affaire de votre plateforme. Émettre des factures propres et structurées, c'est l'affaire de votre outil de facturation. Robi crée vos factures en quelques phrases dictées ou écrites et les exporte au format Factur-X, profil EN 16931, en signalant avant l'export les mentions qui manquent. Robi n'est pas une plateforme agréée : il ne reçoit pas les factures de vos fournisseurs. Pour le format, voir Factur-X expliqué.

Sources : DGFiP, guide pratique de démarrage, juillet 2026 (questions 1 à 6) · Entreprendre Service Public, sanctions.